Xelvireq (ci-après « nous ») accorde une attention particulière à la protection des données personnelles traitées dans le cadre de notre boutique en ligne de produits de jardin et d’aménagement extérieur. La présente déclaration explique quelles données peuvent être traitées, pour quelles finalités, sur quelles bases juridiques, pendant combien de temps elles peuvent être conservées et quels droits peuvent être exercés conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux règles françaises applicables en matière de protection des données.
1. Champ d’application
La présente déclaration s’applique aux données personnelles traitées lorsque vous consultez notre boutique en ligne, créez ou gérez une commande, effectuez un paiement, demandez une livraison, exercez un droit de rétractation, sollicitez un retour ou un remboursement, ou contactez notre service client.
Nous cherchons à limiter le traitement aux données pertinentes et raisonnablement nécessaires pour les finalités décrites dans la présente déclaration.
Les informations qui ne sont pas nécessaires à la réalisation d’une finalité déterminée ne sont pas destinées à être demandées de manière systématique.
Les traitements sont organisés en tenant compte des principes de licéité, de loyauté, de transparence, de limitation des finalités, de minimisation des données, d’exactitude, de limitation de la conservation, d’intégrité et de confidentialité.
2. Données personnelles susceptibles d’être traitées
Selon la manière dont vous utilisez notre boutique, nous pouvons traiter des données d’identification et de contact telles que votre nom, votre adresse de livraison, votre adresse de facturation lorsqu’elle est nécessaire, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone.
Les informations relatives aux commandes peuvent comprendre le numéro de commande, les produits commandés, les quantités, le prix, les frais de livraison, l’état de la commande, les informations nécessaires à son acheminement ainsi que les demandes de retour, d’annulation ou de remboursement.
Pour les paiements effectués par Visa, Mastercard ou American Express, nous pouvons traiter les informations relatives à la transaction nécessaires à la confirmation, au rapprochement, au remboursement et à la gestion de la commande. Nous ne cherchons pas à conserver des données de paiement qui ne sont pas nécessaires à ces finalités.
Lorsque vous contactez notre service client, nous pouvons traiter les coordonnées et le contenu de la demande ainsi que les informations raisonnablement nécessaires pour examiner la situation et apporter une réponse.
Des données techniques peuvent également être traitées lorsque cela est nécessaire au fonctionnement, à la sécurité ou à la gestion de notre boutique, notamment certaines informations relatives à la connexion, à la session, au navigateur ou à l’utilisation des pages.
3. Finalités du traitement
Les données personnelles peuvent être utilisées pour enregistrer et traiter les commandes, confirmer les paiements, préparer les produits, organiser leur livraison et fournir les informations nécessaires au suivi d’une commande.
Elles peuvent également être utilisées pour traiter les demandes adressées au service client, corriger certaines informations relatives à une commande, gérer une annulation, exercer un droit de rétractation, organiser un retour, examiner une demande d’échange ou effectuer un remboursement.
Certaines informations peuvent être traitées afin de respecter les obligations comptables, fiscales, réglementaires ou de conservation applicables à nos activités.
Lorsque cela est nécessaire, des données peuvent également être utilisées pour contribuer à la sécurité de notre boutique, prévenir les opérations anormales, protéger les transactions et permettre la constatation, l’exercice ou la défense de droits.
Les données collectées pour une finalité déterminée ne sont pas destinées à être réutilisées pour une finalité incompatible avec celle qui a été annoncée.
4. Bases juridiques des traitements
Lorsque le traitement est nécessaire à l’enregistrement, à l’exécution ou au suivi d’une commande, sa base juridique peut être l’exécution du contrat ou l’exécution de mesures prises à la demande du client avant la conclusion du contrat.
Certains traitements peuvent être nécessaires au respect d’une obligation légale, notamment lorsqu’une conservation est imposée par les règles comptables, fiscales ou les dispositions applicables à la protection des consommateurs.
Lorsque le traitement est nécessaire à la poursuite d’un intérêt légitime, nous cherchons à tenir compte de la nature des données, de la finalité poursuivie ainsi que des droits et intérêts des personnes concernées avant de retenir cette base juridique.
Dans les situations où la réglementation exige le consentement, le traitement concerné repose sur le consentement exprimé par l’utilisateur. Ce consentement peut être retiré ultérieurement, sans remettre en cause la licéité du traitement réalisé avant son retrait.
5. Données nécessaires à une commande
Certaines informations sont nécessaires pour permettre la conclusion ou l’exécution d’une commande. Il peut notamment s’agir du nom, des coordonnées permettant de communiquer avec le client, de l’adresse de livraison et des informations nécessaires au traitement du paiement et de la commande.
Lorsque les informations indispensables ne sont pas fournies ou sont manifestement incomplètes, nous pouvons ne pas être en mesure de traiter correctement la commande, d’organiser sa livraison ou de répondre à une demande qui s’y rapporte.
Nous recommandons au client de vérifier l’exactitude des informations saisies avant de confirmer son achat.
Si une information devient incorrecte pendant le traitement d’une commande, le client peut contacter notre service client afin que nous examinions la possibilité de la rectifier.
6. Principe de minimisation des données
Nous cherchons à collecter uniquement les catégories de données adaptées, pertinentes et nécessaires au regard de la finalité concernée.
L’accès aux données personnelles est limité selon les besoins liés aux fonctions et opérations concernées.
Lorsqu’une information supplémentaire est demandée pour traiter une situation particulière, la demande doit être proportionnée à l’objectif poursuivi.
Nous pouvons également réexaminer les catégories de données traitées afin de limiter la conservation d’informations qui ne seraient plus nécessaires.
7. Durées de conservation
Les données personnelles ne sont pas destinées à être conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des délais imposés ou permis par la réglementation applicable.
Les informations relatives aux commandes, paiements, factures et opérations comptables peuvent être conservées pendant les périodes nécessaires au respect des obligations comptables, fiscales et à la justification des transactions.
Les informations relatives aux demandes adressées au service client, aux retours, aux remboursements, aux rétractations ou aux litiges peuvent être conservées pendant une durée adaptée au traitement de la demande et, lorsque cela est justifié, pendant les délais permettant la constatation, l’exercice ou la défense de droits.
Les données reposant uniquement sur le consentement sont traitées en tenant compte de la durée correspondant à la finalité annoncée et du retrait éventuel du consentement.
À l’expiration de la période de conservation applicable, les données concernées peuvent être supprimées, anonymisées ou archivées lorsque leur conservation demeure nécessaire en vertu d’une obligation applicable.
8. Sécurité et confidentialité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au niveau de risque afin de contribuer à protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.
Selon la nature des données et des opérations concernées, ces mesures peuvent comprendre le chiffrement des transmissions, la limitation des autorisations, les contrôles d’accès, la gestion des identifiants, la surveillance de certaines opérations techniques et des mesures destinées à préserver la continuité des traitements.
L’accès aux informations personnelles est limité aux besoins nécessaires à la réalisation des opérations correspondantes.
Les mesures de sécurité peuvent être adaptées en tenant compte de l’évolution des risques, de la nature des données et des moyens raisonnablement disponibles.
9. Droit d’accès et de rectification
Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, vous pouvez demander à savoir si des données personnelles vous concernant sont traitées et obtenir l’accès aux informations correspondantes.
Vous pouvez également demander la rectification de données personnelles inexactes vous concernant ou demander que des informations incomplètes soient complétées lorsque cela est pertinent.
Pour permettre le traitement de la demande, nous pouvons demander des informations raisonnablement nécessaires afin d’identifier les données concernées.
Lorsque nous avons des doutes raisonnables concernant l’identité de la personne présentant une demande, des informations complémentaires proportionnées peuvent être demandées afin de contribuer à vérifier son identité.
10. Droit à l’effacement et à la limitation
Dans les situations prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’effacement de certaines données personnelles vous concernant.
Ce droit peut être limité lorsque la conservation des données demeure nécessaire, notamment pour respecter une obligation légale ou pour permettre la constatation, l’exercice ou la défense de droits.
Vous pouvez également demander la limitation du traitement lorsque les conditions légales correspondantes sont réunies, notamment pendant l’examen de certaines contestations relatives aux données ou au traitement.
Une demande d’effacement n’entraîne donc pas nécessairement la suppression immédiate de toutes les informations lorsque leur conservation repose sur une justification légale distincte.
11. Droit d’opposition
Lorsque le traitement repose sur un intérêt légitime et que les conditions prévues par le RGPD sont réunies, vous pouvez vous opposer au traitement des données personnelles vous concernant pour des raisons tenant à votre situation particulière.
Après réception d’une demande d’opposition, nous examinons les circonstances et la base juridique du traitement concerné.
Le traitement peut être poursuivi lorsqu’il existe des motifs légitimes permettant cette poursuite conformément aux règles applicables ou lorsque les données sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits.
Les modalités applicables peuvent varier selon la nature et la base juridique du traitement faisant l’objet de la demande.
12. Droit à la portabilité
Lorsque le traitement repose sur le consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés, vous pouvez, lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies, demander à recevoir les données personnelles concernées que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Lorsque cela est techniquement réalisable et que les conditions légales sont remplies, vous pouvez également demander la transmission des données concernées selon les modalités prévues par le RGPD.
Le droit à la portabilité ne s’applique pas nécessairement à l’ensemble des données que nous traitons.
Son exercice ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés d’autres personnes.
13. Retrait du consentement
Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment pour les opérations futures concernées.
Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité des traitements effectués sur cette base avant le retrait.
Lorsqu’une autre base juridique permet ou impose la conservation de certaines données après le retrait du consentement, les informations concernées peuvent continuer à être conservées dans la mesure nécessaire à cette finalité.
Les choix relatifs aux cookies soumis au consentement peuvent être gérés conformément aux modalités décrites dans notre Politique relative aux cookies.
14. Réponse aux demandes relatives aux données
Les demandes concernant l’exercice des droits prévus par le RGPD peuvent être adressées à notre service client à l’aide des coordonnées figurant à la fin de la présente déclaration.
Nous cherchons à répondre aux demandes recevables dans le délai prévu par la réglementation applicable. Selon la complexité et le nombre de demandes, ce délai peut être prolongé dans les conditions autorisées par le RGPD, auquel cas les informations nécessaires sont communiquées à la personne concernée.
L’exercice des droits est en principe sans frais. Lorsque les conditions prévues par le RGPD sont réunies pour une demande manifestement infondée ou excessive, son traitement peut suivre les dispositions particulières prévues par la réglementation.
Une réponse peut également expliquer les raisons pour lesquelles une demande ne peut être satisfaite en tout ou partie lorsqu’une limitation légale s’applique.
15. Réclamation relative à la protection des données
Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles ne respecte pas les règles applicables, vous pouvez d’abord nous contacter afin que nous puissions examiner votre demande.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données, notamment la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) en France, lorsque les conditions applicables sont réunies.
L’exercice de ce droit n’empêche pas l’utilisation des autres recours prévus par la réglementation applicable.
Une demande adressée à notre service client n’a pas pour objet de conditionner l’exercice du droit de saisir l’autorité de contrôle compétente.
16. Mise à jour de la déclaration
La présente Déclaration relative à la protection des données peut être mise à jour lorsque nos traitements, nos pratiques opérationnelles ou les exigences réglementaires applicables évoluent.
Lorsque des modifications nécessitent une information particulière ou un nouveau consentement en vertu de la réglementation applicable, les mesures appropriées peuvent être mises en œuvre avant le traitement concerné.
La version mise à disposition sur notre boutique en ligne permet de prendre connaissance des informations actuellement applicables.
Les modifications apportées à cette déclaration ne sont pas destinées à réduire rétroactivement les droits dont les personnes concernées bénéficient en vertu des dispositions impératives applicables.
17. Nous contacter
Pour toute question relative à la présente déclaration, au traitement de vos données personnelles ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter notre service client. Les heures de service sont du lundi au vendredi, de 09:00–12:30 / 14:00–18:00 (heure d’Europe centrale).
Département des services internationaux / Entrepôt de retours
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